Zastanawiając się nad tym, kto odpowiada za wizerunek naszej firmy, w pierwszej kolejności przychodzi nam do głowy osoba odpowiedzialna za PR. Często jednak nie bierzemy pod uwagę, że w mniejszym lub większym stopniu wpływ na postrzeganie naszej marki, mają wszyscy pracownicy. Każde, nawet pozornie nieistotne działanie któregoś z pracowników może mieć wpływ na wizerunek firmy na zewnątrz – może być to zarówno wygląd pracownika na spotkaniu biznesowym, komentarz czy wypowiedź w internecie, jak i nazwa pliku wysyłana do klienta czy zdjęcie profilowe na LinkedIn. Z tego artykułu dowiesz się:
Co każdy pracownik powinien wiedzieć o swojej firmie?
Jakie znaczenie ma słowniczek pojęć związanych z firmą?
Czym jest księga identyfikacji wizualnej?
Co każdy pracownik powinien wiedzieć o swojej firmie?
Wizerunek firmy tworzy się sam, często w sytuacjach, o których pracownicy nawet nie wiedzą. Mogą to być wydarzenia poza biurem i godzinami pracy, kiedy to wydaje im się, że występują tylko i wyłącznie jako osoba prywatna. Dlatego niezwykle ważne jest, aby wszyscy pracownicy firmy znali podstawowe informacje o organizacji, bez względu na to, jakie stanowisko zajmują. Dzięki temu nikt nie zaskoczy ich pytaniem o firmę czy to, co wyróżnia ją na tle konkurencji. W każdej rozmowie, a także przy okazji wykonywania codziennych czynności, pracownicy kreują wizerunek firmy. Wszystkie rozmowy prowadzone w biurze, z klientami, kontrahentami, partnerami etc. mają znaczenie. Należy pamiętać o kilku ważnych czynnikach, które z pozoru mogą wydawać się drobiazgami, jednak mogą w znacznym stopniu wpłynąć na postrzeganie marki.
Pierwszą kwestią jest wiedza, jak wymawia się nazwę firmy. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której pracownik błędnie przedstawia to, gdzie pracuje, bez względu na to, jakie obejmuje stanowisko i jak długi jest jego staż pracy. Druga kwestia, to czym organizacja się zajmuje – wszyscy pracownicy powinni wiedzieć, jaka jest misja firmy. Opis może być sformułowany w formie krótkiej, dwu- lub trzyzdaniowej notki, będzie to swego rodzaju wizytówka firmy. Oczywiście nie chodzi o to, by uczyć się tego tekstu na pamięć i referować go za każdym razem, gdy nowo poznany znajomy zapyta gdzie się pracuje, jednak tego typu informacja będzie stanowić dobry punkt wyjścia, z którego będzie można korzystać w razie potrzeby. Warto także, by wszyscy pracownicy mieli świadomość, z kim organizacja współpracuje – jakich ma partnerów, klientów, sponsorów. Jeżeli firma prowadzi jakieś nietypowe działania, takie jak np. akcje społeczne lub kulturalne, również dobrym zwyczajem będzie informowanie o tym pracowników. Być może okaże się przy okazji, że niektórzy chcieliby się włączyć w te działania? Jeśli potrzebujesz wsparcia w opracowaniu i przekazaniu tych danych, zawsze Twoja agencja PR może pomóc Ci z opracowaniem materiałów edukacyjnych dla pracowników.
Jakie znaczenie ma słowniczek pojęć związanych z firmą?
Każdy wie, że komunikaty prasowe, artykuły czy wypowiedzi dla mediów mają wpływ na wizerunek firmy i większość z nas jest świadoma tego, jak duże znaczenie ma to, jaką formę przyjmują te treści. Jednak komunikat na zewnątrz to nie tylko te oficjalne i celowe działania. Są nim wszystkie działania pracowników firmy: korespondencja mailowa, komentarze w internecie, rozmowy biznesowe. O firmie dajemy świadectwo także odpowiadając na pytanie o to, gdzie pracujemy, czym zajmuje się nasz dział i cała firma. Ważne, aby dało się zaobserwować spójność komunikatów, żeby firma mówiła jednym głosem. Nie będzie dobrze wyglądało, jeśli pracownik pytany o swoje stanowisko nie będzie pewien jak oficjalnie się ono nazywa i jaka jest misja jego codziennej pracy. Warto w tym celu stworzyć słowniczek pojęć, w którym znajdzie się firmowa nomenklatura oraz nazewnictwo branżowe. Będzie to lista pomocna nie tylko dla stażystów i nowych pracowników, lecz także dla długoletnich, którzy dzięki niej będą mogli odświeżyć swoją wiedzę oraz poszerzyć ją o zachodzące zmiany w spółce. W takim spisie powinny znaleźć się m.in. informacje odnośnie tego, jak powinny być określane poszczególne działy/departamenty w organizacji, jak nazywają się stanowiska kluczowych reprezentantów firmy etc.
Czym jest księga identyfikacji wizualnej?
Pracownicy czasami pragnąc uatrakcyjnić przygotowywane przez siebie treści takie jak pismo czy wniosek, dodając w nim grafikę lub używając niestandardowych czcionek. Jest to dobry zwyczaj, jednak nieumiejętnie zastosowany może wywołać więcej problemów niż pożytku. Ważne jest, aby każdy pracownik wiedział, że istnieje coś takiego, jak identyfikacja wizualna firmy. Powinno być w niej zawarte oficjalne logo – pracownicy muszą wiedzieć, gdzie mogą pobrać aktualne logo organizacji. Nie dopuszczaj do sytuacji, gdy będą go szukać w wyszukiwarce internetowe – tam mogą znaleźć wersję starą i już nieaktualną lub zniekształconą. Nie wolno zapominać o tym, aby udostępnione logo charakteryzowała wysoka jakość, najlepiej, żeby dla wszystkich pracowników dostępna była zarówno wersja kolorowa, monochromatyczna, jak i biało-czarna. Warto też w księdze identyfikacji wizualnej zawrzeć, jakie są stosowane w firmie fonty, czyli czcionki, z rozróżnieniem na nagłówki, śródtytuły i tekst ciągły. Kolejna kwestia to kolory – będą to np. konkretne odcienie, które pojawiają się w logo i które powinny kojarzyć się klientom i partnerom z naszą firmą. Nie zapomnij podać jak najwięcej szczegółów – np. zamiast nazw typu "ciemnoniebieski" lub "jaskrawoczerwony" numery konkretnych kolorów.
Dbanie o dobry wizerunek firmy nie zawsze jest proste i z pewnością wymaga wytrwałości i ciągłych starań całego zespołu. Jest to zadanie wymagające nie tylko dla osób zajmujących wysokie stanowiska, lecz także pracowników niższych szczebli. Jednak wprowadzając te kilka wskazówek, możemy sprawić, że pracownicy zaczną zwracać na te elementy większą uwagę i z czasem dbanie o pozytywne postrzeganie organizacji wejdzie im w krew. Posiadając jasne wskazówki co mówić o swojej firmie i jak ją przedstawiać, będą robić to pewnie, bez wahania, co również będzie miało dobry wydźwięk. Wysiłek włożony w przygotowanie materiałów oraz zapoznanie zespołu z nimi z pewnością się Wam opłaci.