Zaangażowany i zmotywowany pracownik to marzenie każdej firmy. Tym bardziej, że osoba, która identyfikuje się z organizacją, w której pracuje najlepiej, wspiera osiąganie celów biznesowych. Jednym z narzędzi, które wpływają na te aspekty, jest komunikacja wewnętrzna firmy. I nawet jeśli kiedyś nie była doceniana teraz, w czasie pandemii, jest ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Sytuacja na rynku zmienia się jak w kalejdoskopie, przez co niepewność tego, co przyniesie przyszłość towarzyszy wszystkim.
Z tego artykułu dowiesz się:
na co zwrócić uwagę organizując pracę zdalną,
jaki wpływ na pracę i komunikację mają wewnętrzne narzędzia,
jak sprostać wyzwaniom wewnętrznym, które tworzy pandemia,
kiedy i co mówić pracownikom na temat sytuacji w firmie.
Zorganizowana komunikacja
Strategia komunikacji wewnątrz firmy to podstawowe źródło rzetelnych informacji, ale też sposób na zachowanie więzi między pracownikami. Wbrew pozorom są to bardzo ważne kwestie, ponieważ jeśli o nich zapomnimy, możemy zauważyć spadek efektywności i kreatywności pracowników. To także może być początkiem kryzysów wizerunkowych, których bez wątpienia należy unikać. Dlatego wsparcie i zrozumienie pracownika, jest tym, o czym warto pamiętać.
Praca zdalna
Pierwsza podstawowa trudność, która się pojawiła to praca zdalna. Czemu to trudność? Wiele firm nie stosowało jej nigdy wcześniej, dlatego budziła ogromną niepewność zarówno u pracowników, jak i pracodawców. Najlepszym dowodem jest to, że internet w weekend 15-16 marca, czyli przed pierwszym dniem, kiedy praca z domu była zalecana, a szkoły zostały zamknięte, przeżywał istne oblężenie, jeśli chodzi o wyszukiwanie i wpisywanie frazy praca zdalna.
I choć była to oczywiście sytuacja nagła i dynamicznie się rozwijająca, zawsze trzeba pamiętać o komunikacji wewnętrznej. Nic tak nie koi nerwów, jak rozmowa, wyjaśnienie zasad, które będą obowiązywały w nowej rzeczywistości. I zamiast unikać tematu lub udawać, że go nie ma i warto wysłać pracownikom informację, która ich uspokoi.
Narzędzia komunikacji wewnętrznej
Druga kwestia to narzędzia, które stosujemy lub zaczęliśmy stosować. Część organizacji miało rozbudowane narzędzia, które pozwoliły sprawnie pracować i kontaktować się z dowolnego miejsca na ziemi. Mimo to była też duża liczba firm, które w bardzo krótkim czasie musiały wdrożyć nowe rozwiązania. W takich sytuacjach bardzo ważne jest, żeby upewnić się, czy wszyscy potrafią z niego skorzystać. Tu z pomocą przychodzą:
instrukcje obsługi czy to napisane, narysowane jako infografiki czy też nagrania,
trzeba też zapewnić, że jeśli tylko przydarzy się jakikolwiek problem techniczny, zespół odpowiedzialny za narzędzia w firmie wesprze pracowników w ich trudnościach. Czasami może zdarzyć się też, że pracownik np. nie ma słuchawek, a bez nich trudno pracować, jeśli wokół biegają dzieci, więc trzeba także pamiętać o zapewnieniu odpowiedniego sprzętu.
Inną kwestią jest wprowadzanie nowych narzędzi, jeśli to zupełnie w tym momencie niepotrzebne. Przykładem może być tu zmiana intranetu. Narzędzie, które jest już dobrze znane pracownikom i wiedzą jak się w nim poruszać, żeby znaleźć pożądane informacje, nagle zostaje zmienione, a w dodatku nie mają okazji dopytać o szczegóły, ponieważ siedzą w domu. To kolejna sytuacja, która może wzbudzić w nich niepewność, której warto unikać. Warto zastanowić się nad przełożeniem wdrożenia nowego rozwiązania, nawet jeśli planowaliśmy to od dłuższego czasu.
Wyzwania w komunikacji
W obecnej sytuacji komunikacja wewnętrzna i employer branding spotyka się z wieloma wyzwaniami. Pracownicy mówią, że praca zdalna jest dla nich dużym wyzwaniem, ponieważ zaciera się granica między pracą a czasem wolnym, a także brakuje im interakcji i kontaktu z drugim człowiekiem. To największe pole do popisu dla działów zajmujących się zaangażowaniem pracownika, ponieważ to one powinny organizować aktywności, które zmniejszą te trudności, a także wspierać managerów w pracy z zespołem.
Ciekawymi przykładami dobrych praktyk w komunikacji wewnętrznej są tu:
stosowanie cotygodniowych wideokonferencji w formie statusu, na którym każdy z zespołu wymienia się informacjami na temat tego, co robi,
wykorzystanie wideokonferencji jest np. przerwa kawowa online. Zamiast spotkać przy ekspresie na żywo można wdzwonić się na odpowiedni kanał i poplotkować ze znajomymi z pracy. To znacznie rozluźnia atmosferę,
możliwość kontaktu z szefem, hr business partnerem lub w ogóle działem hr, tak by mieć szansę zapytać o nurtujące kwestie. Tu też z pomocą przychodzą formy takie jak Q&A/AMA.
Informacja i interakcja
Na koniec warto wspomnieć o oczywistościach, jednak nigdy nie jest za wiele, jeśli chodzi o ich powtarzanie. Pracownicy jako pierwsi lub w najgorszym wypadku w tym samym czasie co reszta świata powinni dowiadywać się o wszystkich zmianach i nowościach firmy. Dlatego, jeśli organizacja ma problemy, wdraża lub odkłada wdrożenie nowej usługi, a nawet planuje zwolnienia, warto tłumaczyć zawczasu, jak wszystko będzie wyglądało, gdzie mogą znaleźć więcej informacji. I warto pamiętać, że po drugiej stronie maila jest człowiek. Mówmy do siebie zwyczajnie, zamiast stosować korpo-sformułowań, które często są niezrozumiałe i budzą zbyt wiele negatywnych emocji.
O czym musimy pamiętać w komunikacji wewnętrznej jako pracownik
Ostatnia rzecz to przypominanie, że wszystkie te informacje, o których rozmawiamy wewnętrznie, nie powinny być udostępniane osobom spoza firmy. Od tego zawsze jest dział PR, który potrafi odpowiednio moderować sytuację, by nie przyniosła szkód.
Problem z komunikacją wewnętrzną
Nieefektywna komunikacja wewnątrz firmy, może prowadzić do wielu problemów. Jeśli zauważysz między innymi
Chaos i dezorientacja – pracownicy nie mają zbyt wiele informacji
Brak zaufania – pracownicy nie wiedzą, czy informacje są wiarygodne. To wprowadza braku pozytywnych relacji. Wtedy wewnętrzna komunikacja staje się zupełnie nieefektywna.
Brak motywacji i spadek skuteczności – pracownicy tracą chęć do pracy, jeśli są zaniedbywani oraz nikt nie liczy się z ich zdaniem. Efektem jest niższa produktywność i lojalności wobec firmy
Brak zrozumienia wspólnego celu może prowadzić do niechęci do realizowania celów przedsiębiorstwa
Poczucie wykluczenia – część pracowników może uważać, że niektóre informacje docierają do nich zbyt późno lub są zniekształcone. Może to wynikać ze złego dopasowania sposobu komunikacji, np. jeśli nie wszyscy pracownicy mają skrzynki email, to newsletter emailowy nie może być podstawowym środkiem komunikacji.